Para se preparar para a alta temporada no hotel pet, marque os picos no calendário com meses de antecedência, defina quantas vagas você tem de verdade, peça pagamento antecipado para confirmar cada reserva e confira as vacinas antes da chegada. Equipe extra treinada e um combinado claro de notícias para o tutor que está viajando completam o preparo.
Quem deixa para organizar na semana do feriado acaba decidindo tudo com o telefone tocando. O roteiro abaixo distribui o trabalho nas semanas anteriores.
Marque os picos no calendário
Os períodos mais procurados se repetem: fim de ano, férias escolares, Carnaval e feriados prolongados. Some a eles os eventos da sua cidade, como festas regionais e datas em que muita gente viaja.
Olhe também o seu histórico. Quais datas lotaram nas últimas temporadas? Quando começaram a chegar os pedidos? Com essas respostas, você decide quando abrir as reservas de cada pico e avisa os clientes antigos primeiro.
Defina o limite real de vagas
O número de vagas é o número de acomodações individuais que você tem, considerando também quantas pessoas estarão cuidando dos cães. Aceitar acima disso para não perder receita costuma sair caro: cão estressado, equipe no limite e risco de briga ou fuga.
Deixe uma acomodação livre para imprevistos, como um hóspede que precisa ficar isolado ou um tutor que estende a viagem. Quando as vagas acabarem, monte uma lista de espera com nome, datas e contato. Desistências acontecem, e a lista preenche a vaga rápido.
Pagamento antecipado e regras escritas
Na alta temporada, a reserva só deve ser confirmada com pagamento antecipado. Escreva e envie as regras antes da confirmação:
- valor ou percentual do pagamento antecipado;
- prazo de cancelamento, que pode ser maior nos feriados;
- mínimo de diárias nas datas mais procuradas;
- horário de entrada e de saída, e quando conta a diária extra.
A tabela de preço da temporada também precisa estar pronta e publicada. O artigo sobre quanto cobrar de diária no hotel para cachorro mostra como calcular os valores, e o guia sobre como montar um hotel para cachorros traz o modelo da política de reserva.
Vacinas e ficha conferidas antes
Confira a carteira de vacinação e o antiparasitário no momento da reserva, com a foto enviada pelo tutor. Se algo vence antes ou durante a estadia, avise na hora e dê um prazo para atualizar. As exigências são as do protocolo definido com o veterinário responsável e valem para todos os hóspedes, inclusive na alta temporada.
Peça também a atualização da ficha: alimentação, remédios, contato de emergência e quem vai retirar o cão. As regras de aceite ajudam a decidir com calma sobre hóspedes novos, e o artigo sobre controle de vacinas na prática mostra como acompanhar os vencimentos.
Equipe extra e plantão
Com o hotel cheio, a equipe de sempre não dá conta do plantão, da limpeza e das notícias aos tutores. Defina com antecedência quem reforça cada turno e quem cobre as noites.
Se for chamar pessoas de fora, faça o treinamento antes do pico, com os procedimentos escritos: entrada do hóspede, alimentação, separação de grupos e o que fazer numa emergência. Para o formato de contratação, confirme com o contador ou com um advogado trabalhista. Planeje também a sua própria folga depois da temporada.
Comunicação com o tutor viajando
O tutor que viaja quer notícias, e na alta temporada são muitos tutores ao mesmo tempo. Combine na reserva a frequência, como uma foto e uma mensagem curta por dia, e o horário em que elas chegam.
Deixe acertado também quem autoriza um atendimento veterinário se for preciso e qual contato atende quando o tutor estiver sem acesso ao celular. Um lembrete alguns dias antes da chegada confirma a data e reduz esquecimentos, como mostra o artigo sobre lembretes que reduzem faltas.
Lista das semanas anteriores
- Abrir as reservas e avisar os clientes antigos.
- Publicar a tabela de preço e as regras da temporada.
- Conferir vacinas e fichas de cada reserva confirmada.
- Fechar a escala da equipe, com plantões e reforços.
- Repor produtos de limpeza e roupa de cama.
- Enviar lembrete aos tutores na semana da chegada.
Perguntas frequentes
Com quanto tempo de antecedência abrir reservas para o fim de ano?
Depende do seu histórico. Veja quando os pedidos começaram a chegar nas últimas temporadas e abra um pouco antes, avisando primeiro quem já é cliente.
Posso cobrar mais caro na alta temporada?
Pode, desde que a tabela esteja publicada com antecedência e explique o que muda na operação, como plantão reforçado e equipe extra.
O que fazer com quem reserva e não aparece?
Aplique a regra que estava escrita na reserva. Com pagamento antecipado e prazo de cancelamento definidos, a decisão já estava combinada.
Vale aceitar um hóspede novo no feriado?
Com avaliação, ficha completa e vacinas conferidas antes, pode valer. Sem isso, o risco recai sobre os outros hóspedes e sobre a equipe.
Para ver como acompanhar a lotação do hotel por acomodação e por dia, conheça o controle de lotação da hospedagem no PetHub.
