Para separar o dinheiro da creche do dinheiro pessoal, abra uma conta só para o negócio, defina um pró-labore fixo para você e pague todas as despesas da creche por essa conta. Com as duas vidas separadas, dá para ver quanto a creche lucra de verdade e montar uma reserva para os meses fracos.
A separação também permite responder com segurança se o preço está certo e se dá para contratar.
Por que misturar esconde o lucro
Quando tudo passa pela mesma conta, o saldo do fim do mês deixa de dizer alguma coisa. O Pix da mensalidade cai junto com o salário de outra pessoa da casa, o produto de limpeza da creche entra na fatura do cartão pessoal e o mercado da semana sai do dinheiro que os tutores pagaram.
Imagine, como exemplo hipotético, uma creche que recebeu R$ 30.000 no mês. Se a dona pagou R$ 4.000 de despesas da creche no cartão pessoal e tirou R$ 6.000 da conta para gastos da casa sem anotar, ela não consegue dizer se o mês deu lucro, empatou ou ficou no vermelho. O número que aparece no extrato mistura tudo.
Esse é o cenário em que a dona trabalha o mês inteiro, a creche está cheia e mesmo assim a sensação é de que o dinheiro não sobra.
Passo 1: uma conta só para o negócio
Abra uma conta exclusiva para a creche. Todos os recebimentos caem nela: Pix, cartão, boleto e dinheiro em espécie depositado. Todas as despesas do negócio saem dela, do aluguel ao produto de limpeza.
Se a creche é formalizada, o contador orienta qual tipo de conta usar e quais cuidados tomar com os impostos. Enquanto a formalização não sai, uma conta separada já ajuda a organizar.
Passo 2: um pró-labore fixo
O pró-labore é o valor que você paga a si mesmo pelo trabalho na creche. Defina um valor e uma data fixa no mês e transfira da conta da creche para a sua conta pessoal. Fora dessa transferência, o dinheiro da creche fica na creche.
O valor precisa caber no custo do negócio e entrar no cálculo do preço. Se o pró-labore não cabe, o problema está no preço ou nos custos, e vale revisar os dois. O contador ajuda a definir a forma correta de fazer essa retirada.
Passo 3: separe custos fixos e variáveis
Com a conta separada, fica fácil classificar cada saída. Essa divisão mostra o que pesa mesmo com a creche vazia e o que cresce junto com o número de cães.
| Custos fixos | Custos variáveis |
|---|---|
| Aluguel | Lavanderia e material de enriquecimento |
| Salários e encargos | Produtos de limpeza |
| Seu pró-labore | Descartáveis e lavanderia |
| Contador e sistema | Taxas de cartão e de cobrança |
| Água, luz e internet | Brinquedos e material de enriquecimento |
Com os dois totais, você calcula quanto cada diária precisa cobrir e confere se a mensalidade da creche está acima disso.
Passo 4: monte uma reserva
Separe todo mês uma parte do que sobra numa reserva da creche, em conta ou aplicação separada. Ela serve para atravessar um mês fraco, trocar um equipamento quebrado ou pagar um imprevisto sem recorrer ao dinheiro da casa. Uma meta comum é juntar o equivalente a alguns meses de custo fixo.
Passo 5: feche o mês
Escolha um dia fixo para fechar o mês, de preferência no começo do mês seguinte. Confira:
- Quanto foi cobrado e quanto foi recebido de fato.
- O que ficou pendente e de quem.
- Quanto saiu em custos fixos e variáveis.
- O pró-labore e o valor separado para a reserva.
- O que sobrou como lucro.
A diferença entre cobrado e recebido merece atenção. Mensalidade que ficou para depois some no meio do mês corrido, e o artigo sobre inadimplência na creche e no hotel pet mostra como evitar que ela se acumule. Planilha resolve no começo, e um sistema de gestão poupa o trabalho de juntar extrato, caderno e mensagens.
Erros comuns
- Pagar uma conta da casa com dinheiro da creche "só desta vez".
- Receber em dinheiro e não depositar nem anotar.
- Contar o que foi faturado como se já tivesse sido recebido.
- Fazer retiradas além do pró-labore sem registrar.
Perguntas frequentes
Preciso ser formalizado para ter conta separada?
Uma conta separada ajuda em qualquer situação. Para saber qual tipo de conta e de formalização se aplica ao seu caso, consulte o contador.
Quanto devo tirar de pró-labore?
Um valor que caiba no custo da creche e que esteja incluído no preço. Se o valor que você precisa não cabe, revise preço e custos antes de aumentar a retirada.
Posso usar o cartão pessoal para compras da creche?
O ideal é ter um meio de pagamento só da creche. Se acontecer, registre a despesa e reembolse pela conta da creche, para o número do mês continuar certo.
O que fazer com o dinheiro que sobra no fim do mês?
Depois do pró-labore e da reserva, o que sobra é lucro. Você decide quanto reinvestir e quanto retirar, sempre registrando a retirada.
Se você quer saber como está a organização financeira da sua creche, o diagnóstico gratuito do PetHub mostra os pontos que pedem atenção primeiro.
